La Secretaría Técnica es el organismo fundamental del evento. En ella se centraliza la organización del acto, convirtiéndose  en el organismo que se ocupa de las gestiones necesarias para contribuir a la consecución de objetivos que garanticen el éxito del encuentro. 

La Secretaría Técnica -eje sobre el que gira toda la gestión del evento- participa desde el inicio del proyecto, asumiendo funciones de planificación y ejecución, así como tomando parte activa en el post-evento

La Secretaría Técnica & Científica es sin duda el cerebro de la organización de determinados formatos de eventos. Las infinitas labores de toda Secretaría que se precie abarcan desde (coge aire…) la valoración de  viabilidad del encuentro, asesoramiento y  estudio económico hasta promoción, administración, información y venta del evento, pasando por diseños de logotipos, creación de materiales de Marketing, soporte a ponentes, control de gastos e ingresos, gestión de agenda e inscripciones, elaboración del cronograma científico, tratamiento VIP, coordinación de personal de apoyo, soluciones logísticas o diseño de actos sociales , sin olvidarnos de convocatoria de prensa, actividades lúdicas  extra, supervisión in situ o análisis post evento. Dejo de enunciar sus tareas, que me quedo sin aire.

Al margen de la tipología de evento (por ejemplo: congreso, simposio, presentación de producto, jornada de puertas abiertas o convención) es necesario entonces desarrollar un plan de acción estratégico desde la Secretaría que garantice el desarrollo del acto. La consecución de todas las tareas citadas (y más) con éxito garantizará un ahorro considerable en tiempo y costes, otorgando además un plus de profesionalidad.

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Además, hoy en día, es imprescindible incluir, en mayor o menor medida, las nuevas tecnologías (organizador, ¡familiarízate con ellas!) que tanto facilitan no sólo la labor de organización en sí misma, sino también la difusión del mensaje y el mejor recuerdo de éste. Incluimos aquí desde lo más basic: página Web, apps, acreditaciones y streaming; hasta lo más advanced: proyecciones holográficas, suelos interactivos o mesas táctiles.

Y por último, y no por ello menos importante (sino, quizá aún más relevante) pon en marcha la creatividad: genera nuevas ideas que produzcan soluciones originales. ¡Oh!, la creatividad, tan intangible y, en ocasiones, tan infravalorada. No queremos eventos recurrentes donde los asistentes actúen como soldados en un desfile del orgullo nacional, guiados por la rutina y con la mente muy lejos de su presencia física.

Haz que cada evento cuente…

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

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Caso de éxito 
Attentive como Secretaría Técnica: – Formación de calidad con 3M Health Care Academy-
El evento formativo es un formato en alza muy positivamente valorado por los asistentes y que aporta valor a quien lo da y a quien lo recibe. Aunque, como ya sabéis, por muy excelente que sea tu producto, siempre es necesario comunicarlo. Para ello, hemos diseñado un Plan de Comunicación que permite llegar adecuadamente al público objetivo –clientes – fundamentado sobre todo en prensa especializada del sector (diseño de anuncios, gestión con medios, notas de prensa o clipping).
Superada la fase de comunicación, es el momento de poner en marcha una Secretaría Técnica y Científica que se encargue de una organización integral excelente a lo largo de la geografía española.
Sin olvidar los pequeños detalles, esos que marcan la diferencia, y que en Attentive llevamos en nuestro ADN.  Lo sencillo triunfa. Ser escuchados es de vital importancia para los clientes de cualquier empresa que se precie. El “Marketing de los pequeños detalles” llevado al extremo es lo que ha caracterizado a este proyecto desde 2013.

“Organizar los cursos y seminarios de Formación Continuada para dentistas en 3M con Attentive es garantía de éxito, profesionalidad y buen hacer. Nuestra imagen de marca mejora notablemente cuando una empresa como ésta está detrás de la organización del evento. Cuidan los más mínimos detalles, ofreciendo un trato exquisito a nuestros clientes. Sin duda, son parte clave del éxito.” – Dra. Elena Cabrera. Professional Services Productos Dentales, 3M ESPE Iberia”.