Eventos sector dental

Speakers, conferenciantes, oradores o ponentes, lo mismo da, son indudablemente uno de los pilares básicos de numerosos formatos de eventos. Es vital que como organizadores profesionales de eventos que somos colaboremos activamente en la profesionalización de las presentaciones. Por nuestra experiencia gestionando tanto ponentes como presentaciones, exponemos una serie de recomendaciones para evitar el tedio e impactar así con exposiciones más dinámicas y amenas y mensajes más útiles y constructivos para nuestros asistentes.

 “Por supuesto el efecto wow de una presentación está en función del formato de evento, del número de asistentes, del  aspecto de la sala, de la decoración del venue o de la tecnología; pero speakers, conferenciantes, oradores o ponentes, lo mismo da, tienen un papel clave en eventos, en ocasiones son “el gancho”, no sólo por sus conocimientos, sino también porque son los responsables de transmitir el mensaje y conectar e interactuar con los asistentes, ¡engagement!”

  • Destierra presentaciones tradicionales. No será necesario evitar por completo el últimamente demonizado Powerpoint; como todo en la vida, dependerá de cómo se utilice. Por ejemplo, evita sólo texto (y menos de copia pega), apuesta sólo por conceptos clave, muestra los principales mensajes al final o evita poner diferentes mensajes en una misma slide, pues esto descentra al asistente leyendo el siguiente bullet point o peor, consultando la información meteorológica de aquí a 10 días. 
  • El tiempo es oro,  tempus fugit…Un evento basado en ponencias no puede permitirse el lujo de permitir a todo orador contar con tiempo extra porque sí. No es justo ni para el resto de ponentes ni para la propia audiencia, que agradecerá exposiciones más cortas, más trabajadas, más selectivas y “al grano”. 
  • El famoso storyteling…Incluye una historia real. En ocasiones sentimos que los conceptos teóricos son demasiado fríos, así que qué mejor que contar un casos verídicos para explicar y exponer la ideas. Una historia trasmitida con emoción permite indudablemente recordar mejor el mensaje y reforzar el aprendizaje. 
  • Menos texto; más imágenes y vídeos. ¿Sabías que nuestro cerebro no sabe leer y escuchar a la vez? ¡Un básico! Por tanto, ni escribas lo que vas a decir ni leas lo que has escrito, ¡confunde! Apuesta por incluir más imágenes, menos textos y ¡cúrrate la presentación! Muestra vídeos para impactar eficientemente y contribuir a crear un ambiente más distendido. 
  • Participación y role play. El famoso y temido role play... Simular escenarios de la vida real es muy útil para enseñar a afrontar distintas situaciones de manera práctica. Invita a algún asistente al escenario y comprueba sus reacciones en tiempo real. ¡Cuidado! No todos los perfiles de asistentes están dispuestos a subir a la palestra (no fuerces la participación de introvertidos), pero será muy útil entonces “invitarles” a interactuar entre ellos –en pareja o pequeños grupos-. Es especialmente beneficioso como descanso entre largas presentaciones que devolverá sin duda la vuelta a la vida de muchos. 
  • Feedback e interactividad. Recaba información a tiempo real interactuando. Por ejemplo, anima a los ponentes a que comprueben cómo se está asimilando el aprendizaje preguntando directamente a la audiencia, pudiendo ésta votar incluso los más introvertidos vía Twitter. Mediante una app para eventos podrás mostrar los resultados en la pantalla a tiempo real. No olvides planificar también el básico y tradicional Q&A. 
  • No todo es tecnología. Recurre a una simple pizarra -digital o tradicional-, como la de hace unos años en el colegio. El ponente podrá captar la atención del público anotando y resaltando puntos básicos, añadiendo notas o dibujando gráficos para ayudar al público a entender y memorizar lo expuesto. Y es que son muchas las presentaciones que incluyen cifras, gráficos y porcentajes de gran interés que requieren de un tiempo para ser asimiladas. Otra opción es facilitar esos datos impresos de manera concisa y limpia, así los asistentes podrán leer desde sus asientos y absorber esa información. 
  • Apuesta por un toque de sorpresa para cambiar el ritmo de las charlas. Infiltra e  incluye un invitado misterioso, un influyente, un experto estrella, un celebrity o incluso una actuación personalizada. Los apariciones sorpresa devuelven la atención y despiertan el interés de la audiencia, que se sentirá especial por estar recibiendo  un valor añadido complementando su formación en un evento diseñado con mimo. 
  • Sé uno más; ponte a nivel del público. Anima a los oradores a bajar del escenario, a caminar entre la audiencia o a charlar sentado con ellos, con esos asistentes que en muchas ocasiones han pagado una inscripción sólo para verles. Este simple acto tiene un significado implícito, conecta, crea un ambiente más íntimo y comunica cercanía. 
  • Ensayo, mejor delante de un espejo, absolutamente fundamental, ¡básico! Ayuda a controlar tiempos, vigilar el lenguaje corporal y las poses, añadir preguntas estratégicas para comprobar si el público te sigue, enfatizar ideas clave, hacer pequeñas pausas, ser selectivo con los datos y permitir a los asistentes digerir el contenido.

PD. De nada sirve implementar todas estas recomendaciones en las presentaciones de manera forzada, sin pensar, sin trabajarlo bien y sin sentido, pues si no se aplica de manera natural, podrá incluso resultar hasta negativo.

Ahora la realidad…

  • El reto: encontrar conferenciantes adecuados, disponibles y dispuestos a dar una charla resumen de sus amplios conocimientos en un escaso lapso de tiempo. Porque sí, porque se puede aprender mediante pequeñas píldoras de información. Recuerda que los eventos se orientan hacia lo más emocional, y no tan racional, de nuestro cerebro.
  • El reto II: reducir el tiempo de ponencias, cubriendo el resto de agenda del evento contando con más ponentes adecuados dispuestos a dar las charlas de su vida en pequeñas dosis. Que colaboren entre ellos para que cada conferenciante aplique una de las recomendaciones anteriores, sin repetirse.
  • El reto III: educar a nuestros oradores para romper con la idea de que las presentaciones tienen que ser teóricas, extensas y deben durar una hora, ¡o más! Si no, ¿por qué crees que ha triunfado tanto el formato TED? Porque condensa la información relevante en pequeñas y efectivas dosis de tiempo.

“Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice”. –  Peter Drucker.

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