Agencia de eventos organización de aniversariosPodemos afirmar categóricamente que el networking es una de las principales razones por las que se organizan y se asiste a eventos. Innegablemente, nos guste o no, los eventos de networking son vitales para el éxito profesional.

Ya no sólo se trata de contar con ponentes de referencia, escoger el espacio más chic u ofrecer la comida más cool, sino también de facilitar algo tan básico como el networking entre los asistentes. En este sentido, la agencia debe trabajar para lograr que el encuentro se recuerde, por qué no, por el gran número de contactos conseguidos y que los asistentes encuentren un retorno de su inversión en base a las oportunidades de networking y contactos conseguidos. 

ATTENTip! Si no estás familiarizado con el concepto de networking, tendrás quizá que echar un vistazo a este artículo de networking para dummies antes de adentrarte en este post.

A continuación, compartimos con vosotros unos sencillos consejos a seguir durante la organización del evento para animar a que se creen esas ansiadas relaciones profesionales de una manera más natural:

  • Entrega una breve guía con información sobre perfil de asistentes, temas a tratar, posibles actividades en las que participar, disposición del espacio, etc. Puede parecer obvio, pero en ocasiones se omite.
  • Durante el pre-evento, envía a los asistentes una reseña de los temas a tratar de tal manera que tenga la oportunidad de preparar el contenido que van a compartir. Aprovecha este tipo de comunicaciones para preguntar por preferencias y gustos de asistentes que ayuden a predecir posibles situaciones e inspiren en la creación de nuevas ideas.
  • Utiliza una plataforma online exclusiva diseñada para el evento y adaptada a las características de éste. Además, ponlo fácil y haz que se integre con Linkedin, a elección del usuario.
  • Diseña badges utilizando diferentes colores que distingan a diferentes perfiles como speakers, prensa o asistentes. Es interesante que el nombre se imprima lo suficientemente visible para que se evite forzar la mirada. Puedes utilizar, dependiendo del tono del evento, portanombres con formas y colores originales. 
  • Las características del venue también podrán contribuir. Diseña una disposición del espacio sencilla y funcional que facilite los encuentros. Puedes añadir una zona de cargadores chill-out donde sin duda más de uno invertirá 10 minutos de su tiempo ¡y no estará solo!.
  • Diseña al menos una actividad de valor añadido para que de manera distendida se fomente el diálogo. El tipo de actividad estará en función del tipo de asistente y el grado de formalidad del evento. Una sesión de mindfulness, media hora de Haka o una elegante cata de vinos podrán ser una manera interesante de romper el hielo.
  • Aprovecha el momento de coffee break y catering. Comer es siempre un momento de disfrute, reunión y felicidad. Crea una atmósfera distendida, por ejemplo, contando con música de fondo y disponiendo mesas y sillas cómodas para 6-8 personas de tal manera que sea más sencillo mantener conversaciones en pequeños grupos.
  • Añade pequeños detalles a lo más mundano. Esto alentará a los asistentes a romper el hielo gracias a comentarios que puedan surgir alrededor de lo más llamativo. Puede parecer una simpleza, pero no genera la misma reacción una bandeja de galletas comunes que una de cookies con diferentes smiley faces. Pues así, con todo.

Recuerda, como organizador profesional, realmente es tu obligación facilitar que los asistentes conecten, incluso si el briefing del evento no menciona el networking como objetivo prioritario. Debemos buscar las soluciones que, en función del tipo de evento, terminen con esas situaciones tensas y animen a iniciar conversaciones. En los tiempos que corren, es todo un must! 

Y a ti, ¿qué tal se te dan los eventos de networking?

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La causa de la mayoría de los problemas de relaciones humanas está en la falta de reconocimiento mutuo.– Cieri Estrada Doménico