Evento virtual, evento presencial y evento híbrido.

El evento virtual , ¿ha venido para quedarse? Aunque vemos opiniones para todos los gustos, bien es cierto que este formato ha estado disponible ya desde hace unos cuantos años y realmente no se ha hecho un uso ni excesivo ni destacable del mismo. ¿Por qué? Pues porque el evento digital no tiene el mismo atractivo que el presencial; a día de hoy no hay tecnología que reemplace el impacto del face to face.

El deseo de conocer y de socializar es inherente al ser humano y en este sentido tanto organizadores como asistentes estarán de acuerdo en que hay determinados aspectos y vivencias que son insustituibles vía pantalla.

Esta afirmación no significa que estemos en contra de lo virtual, ¡NO! Es más, bien agradecidos estamos con el formato virtual, que sin duda nos ha acercado más que nunca en estos tiempos de COVID-19; gracias a la tecnología -una gran aliada- las marcas, especialmente cautas ante una hipotética crisis de reputación por contagios en sus eventos propios, han seguido comunicando y aprovechándose de las ventajas de los eventos digitales, que haberlas, haylas.

 – Virtudes del evento virtual: alcance, ahorro y medición- 

  1.  COSTE. Son más económicos dado el evidente ahorro en costes logísticos y de tiempo tanto para organizadores como para asistentes.
  2.  AFORO. Tienen la capacidad de atraer a un mayor número de asistentes a un evento y expandir así el área geográfica. Se refuerza por tanto la red de contactos al permitir formar e informar a un potencial público objetivo más amplio que de otra manera no habría participado en el encuentro.
  3.  RUIDO. Se tiende  a generar más contenido en redes sociales, lo que se traduce en beneficios tales como una mayor virilización o un incremento de la visibilidad .
  4.  ROI. Se aumenta la recopilación de datos sobre los participantes, facilitando la medición de parámetros al permitir evaluar y medir resultados de manera más precisa gracias a la obtención más  de datos cuantificables.
  5. SIMPLICIDAD. Se tienden a simplificar el evento, el mensaje y el contenido  dada esa naturaleza del entorno virtual, haciéndolo más  concentrado y trabajando duro para que resulte lo más impactante posible.

Eventos sector dental

–   Seamos realistas: si una determinada tecnología permitiera conseguir su objetivo,

por ejemplo, networking, sin necesidad de que el asistente se mueva de su casa, ¿por qué la

marca iba a decantarse por un más costoso evento presencial?

–  Sigamos siendo realistas: si necesitamos proactividad total por parte del asistente, fomento de

la interactuación o vivencia de toda una experiencia de marca, ¿cómo las marcas, en su sano juicio, podrían eludir el formato presencial?

Eventos híbridos, una opción llena de posibilidades

Como casi todo en la vida, “ni negro del todo, ni del todo blanco. Entre los extremos, siempre hay más espacio». ¡Experiencia phygital (físico + digital)Un evento híbrido no es más ni menos que un formato que incorpora un componente virtual al evento presencial, bueno, y viceversa: cada marca decide cuánto será físico y cuánto digital.  Lo presencial y la digitalización no son para nada incompatibles, más bien complementarios. Eso sí, tened en cuenta que son dos experiencias distintas que es necesario conectar de alguna manera. Además, al contrario de lo que se suele pensar, también el evento virtual requiere  de un arduo trabajo previo. 

El ejemplo por antonomasia son los grandes eventos de la Liga Nacional de Fútbol Americano, donde miles de asistentes acuden  en persona, pero que a la vez se transmite a millones de personas en todo el mundo. El deporte viene celebrando eventos híbridos desde tiempos inmemorables, pero ¿acaso no difiere bastante la experiencia de la persona en un estadio a la de alguien que «asiste» desde su casa?

La aceleración de la digitalización en eventos es una bendición para el sector. Y es que ésta no pasa por invitar a clientes a Zoom o similares, sino que tiene que ver con cómo nos vamos a relacionar con asistentes, proveedores y clientes, su aplicación a los procesos de trabajo, la contribución a la eficiencia de la organización, cómo llegar a la audiencia generando contenidos, ETC. Gracias a la digitalización se abre un mundo de oportunidades para nuestro sector. Cómo integrarla, qué tipo de talento tenemos que reclutar o qué   alianzas tenemos que desarrollar, eso ya es cosa nuestra.

«Evento especial» de Apple, un ejemplo brillante de hibridez. 

Se celebró en el impresionante Steve Jobs Theatre  y contó con asistentes en persona y asistentes virtuales a través del streaming. No solo el CEO de Apple, Tim Cook, y sus compañeros expusieron sus productos de una manera atractiva, sino que además se trabajó en proporcionar múltiples ángulos de cámara, dotando a la transmisión en vivo de una bien necesaria sensación adicional de interacción.

DEJAR DE COMUNICAR NO ES UNA OPCIÓN.  Escoge lo que quieras: presencial (extremando precauciones y medidas de seguridad), virtual o híbrido, y ten en cuenta algunas consideraciones generales y nuestros deberes como agencias

  • Imponer la necesidad imperiosa de añadir valor, aportar y cuidar más que nunca el diseño de experiencias en vivo para poner en valor el formato presencial, con especial hincapié en emocionar, cambiar comportamientos, motivar, crear experiencia de marca, escuchar y conectar personas, ETC. ¿Cómo conseguir estos objetivos vía pantalla? Definitivamente, el evento virtual no tiene el ADN de un evento presencial.
  • Estar actualizado sobre la normativa vigente e informar al cliente sobre cómo organizar eventos presenciales, con prudencia, sentido común y de manera responsable de acuerdo a los protocolos higiénico-sanitarios. Desde distancia social, mascarilla, cero aglomeraciones o gel hidroalcohólico hasta túnel de desinfección, ozono o safewatches; sin olvidar otras soluciones como contar con personal encargado de vigilar que se cumplen las normas, alquilar espacios más grandes, garantizar sistemas de ventilación e intercambio de aire regular, dividir el evento en dos días, optar por eventos más pequeños u organizar eventos multisede.
  • Mostrar y explicar un Plan de Contingencia con medidas concretas para reducir los riesgos de contagio.
  • Explicar a los clientes las grandes posibilidades del formato híbrido, aunando las virtudes del evento virtual y presencial. Recuerda que la organización de un pequeño evento en vivo publicado online no es un evento híbrido.

 

De la noche a la mañana se ha acelerado e impuesto una transformación digital en todos los ámbitos. ¿Consideraremos lo digital (que se acelera y viene para quedarse) como un complemento o como un sustituto? En definitiva, ¿por qué discutir si nos quedamos con un formato virtual o uno presencial? ¡Qué mejor que una combinación de ambos! Los profesionales de la industria de los eventos auguran que los eventos híbridos serán la elección preferida de cara al futuro. La mezcla de ambos formatos supondrá una profesionalización de la industria que nos atreveríamos a decir, sin precedentes. 

«En los momentos de crisis, sólo la imaginación es más importante que el conocimiento». – Albert Einstein

P.D.: Para reflexionar: «¿qué acciones deberían apostar por el formato presencial y cuáles por el  digital?»¿Es Zoom (y similares, claro) un reemplazo excelente de eventos presenciales? Algunos gurús lo tienen claro y  responden que SÍ, pero solo de «eventos malos» y mediocres: